Girişimcinin El Kitabı
Biçimselleşme, Bölümlendirme Ve Karar Almaya Katılım
Sanayi Devrimi’yle beraber üretimle bütünleşen teknolojik ilerlemeler, çok önemli verimlilik artışına yol açmıştır. Ek olarak girişim ortaklarının girişim alacaklılarına karşı “sınırlı sorumlu” olmalarının kabul edilmesiyle gerek kurulan girişim sayısında gerekse girişimlere yatırılan sermayede büyük bir artış ortaya çıkmış ve bu durum üretim ve dolayısıyla çalışan ölçeğine de yansımıştır. Ölçeğin artması ile verimlilik hedefinin çelişmemesi için bürokratik yönetim ilkeleri benimsenmiştir. Bu ilkelerin temelinde biçimselleşme, akılcı temellere göre bölümlendirme ve karar almada merkezileşmeden uzaklaşma yatmaktadır.
2.1. Biçimselleşmenin Tanımı ve Önemi
Biçimselleşme, girişimdeki kuralların ve rollerin girişimdeki bireylerin kişisel özellik ve ilişkilerinden bağımsız ve net olarak belirlenme ve tanımlanma derecesi demektir. Girişimdeki kurallar, davranışlara hükmederek onlara tahmin edilebilir bir nitelik kazandırma amacıyla oluşturulur. Kuralların varlığı ve kurallara uyulmasıyla girişimdeki davranışlar istikrar kazanır, keyfiyet ortadan kalkar ve beklentiler karşılanır. Benzer şekilde girişimdeki bilgi işlem uzmanlığı, muhasebe şefliği, üretim mühendisliği vb. roller, girişimdeki sosyal konumları işgal eden bireylerin davranışları için beklentileri gösterir. Rolleri ve roller arasındaki ilişkileri gözlemleyen çalışanlar, girişimdeki yapıyı ve iş akışını açık bir şekilde anlarlar ve gerektiğinde müdahale edebilirler (Scott ve Davis, 2007).
Biçimselleşmenin tipik göstergeleri; yazılı politikalar, el kitapları, iş tanımları ve örgüt şemalarının varlığıdır. Araştırmalar, aşırı biçimselleşmenin girişimdeki yeniliği engelleme ve iletişimi bastırma eğiliminde olduğunu göstermektedir (Hatch, 2018). Diğer yandan, biçimselleşme çeşitli üstünlükleri de beraberinde getirir. İlk olarak pek çok insan, işyerinde kendinden ne beklendiğini ve yetkilerini bilmek ister. Açık biçimde tanımlanan ve uygulanan kurallar ve roller bu açıdan insanlara netlik sağlar. İkincisi, kurallar ve roller bir defa denendikten sonra girişimdeki çalışanlar arasında koordinasyonu sağlamada özel koordinasyon personeli istihdam etmeye ya da “sonsuz toplantılar” yapmaya göre düşük maliyetli araçlar haline gelir. Üçüncüsü, biçimselleşme; girişimin genelindeki maliyetlerin kontrolünde kolaylık sağlar. Dördüncüsü, çalışanların uzmanlık ve beceri düzeyleri düşük olduğunda biçimselleşme etkili bir kontrol aracıdır. Son olarak, büyük girişimlerdeki çalışanları denetlemede doğrudan gözetime göre biçimselleşme önemli kolaylık sağlar (Child, 2015).
2.2. Bölümlendirmenin Tanımı ve Önemi
Bölümlendirme, girişimdeki pozisyonları ayrı birimlerin içerisine ve birimleri de tüm girişimin içerisine gruplandırmadır. Yöneticiler, insanlar işlerini yaparlarken onları nasıl gruplandıracaklarıyla ilgili tercihlerde bulunurlar (Daft ve Marcic, 2009). Dört önemli bölümlendirme yaklaşımı, farklı örgüt yapılarına yol açar: Basit, işlevsel, çok bölümlü ve matris yapılar.
2.2.1. Basit Bölümlendirme
Küçük girişimlerde sınırlı işbölümünün olduğu, hemen hemen hiç hiyerarşinin olmadığı ve hemen hemen bütün kararların tepe yönetim tarafından alındığı basit yapı tercih edilir. Küçüklük, çalışanların uzmanlaşmasını kısıtlar çünkü herkes ihtiyaç doğdukça görevleri yerine getirme sorumluluğunu paylaşmalıdır. Basit yapı, yeni kurulmuş küçük girişimlerin ya da mahallelerdeki lokanta, manav ve kasap gibi büyüme potansiyeli düşük olan girişimlerin tipik özelliğidir (Hatch, 2018). Hızlı karar alabilme ve uygulayabilme, esneklik, sürdürmenin düşük maliyetli olması ve çalışanların hesap vermelerindeki netlik basit yapının en önemli üstünlükleridir. Girişim büyüdükçe yetersiz kalma ve kişilere aşırı bağımlılık, basit yapının en önemli zayıflıklarıdır (Robbins ve Coulter, 2018).
2.2.2. İşlevsel Yapı
Benzer becerilere sahip olan ya da işlerini yapmak için benzer türde bilgi, araçlar ya da teknikler kullanan ve birlikte çalışan bir grup insana işlev denir. İşlevsel yapıda girişimin mal ya da hizmet üretmek için ihtiyaç duyduğu tüm birimler yer almaktadır (Jones ve George, 2016). Aşağıda orta büyüklükteki bir imalat işletmesinin işlevsel yapısı örnek olarak gösterilmiştir.
İşlevsel yapının önemli üstünlükleri vardır. Birincisi, işlerin nitelikli uzmanlar tarafından yapılmasına olanak sağlar ve böylece hatalar azalır ve verimlilik artar. İkincisi, herkes kendi uzmanlık alanındaki işle meşgul olacağından bir işin birden çok kişi tarafından tekrar tekrar yapılması riski ortadan kalkar. Böylece maliyetler düşürülür. Üçüncüsü, aynı bölümdeki çalışanlar, benzer iş deneyimi ya da eğitime sahip olacağından bölüm yöneticileri için iletişim ve koordinasyon daha kolay olacaktır. Aynı zamanda, işlevsel yapının bir takım zayıflıkları da bulunmaktadır. İlk olarak, bölümler arası koordinasyon ve iletişim zor olabilmektedir çünkü bölüm yönetici ve çalışanları örgütün tümü için doğru olanı yapmaktan daha çok kendi işlevleri için doğru olanı yapmayla ilgilenebilmektedirler. İlaveten girişim büyüdükçe işlevsel yapı, daha yavaş karar almaya ve dar bir alanda deneyim ve uzmanlığa sahip yönetici ve çalışanların varlığına sebep olabilmektedir (Williams, 2017).
2.2.3. Çok Bölümlü Yapı
Farklı türlerdeki ürünleri üretme, farklı türdeki müşterilere odaklanma ya da farklı coğrafi bölgelerde üretim ve satış söz konusu olduğunda girişimler; kontrol sorunlarını çok bölümlü yapı ile çözmektedir. Çok bölümlü yapı, ürün, bölge ya da müşterilerin özel taleplerine göre işleri gruplandırmakta ve her bir gruba stratejik iş birimi (SİB) denmektedir. Çok bölümlü yapıyı benimsemedeki ana neden, girişimin içerisinde daha küçük ve daha yönetilebilir birimler oluşturmadır. Çok bölümlü yapının hangi türünün seçileceği kontrol problemine bağılıdır. Kontrol problemi, ürün çeşidinin sayısı ve ürünlerin karmaşıklığından kaynaklanırsa ürün temelli; girişimin üretim yaptığı ve satış yaptığı coğrafi bölgelerin sayısından kaynaklanırsa bölge temelli ve çok sayıda farklı müşteri grubuna hizmet etme ihtiyacından kaynaklanırsa müşteri temelli çok bölümlü yapı tercih edilir (Jones, 2013).
Çok bölümlü yapı çeşitli üstünlüklere sahiptir. Birincisi, uzmanlaşma; her bir SİB’in faaliyet gösterdiği işlerde daha fazla odaklanmaya olanak sağladığı için müşterilerin ihtiyaçlarına işlevsel yapıya göre daha iyi cevap verilir. İkincisi, çok bölümlü yapı; SİB kârlarına dayanarak hesap verebilirlik sağlar. Her bir SİB’in kârlılığı, birimi hem diğer birimler hem de rakiplerle karşılaştırmada kullanılabilir. Üçüncüsü, çok bölümlü yapı; geleceğin tepe yöneticilerini yetiştirmede işlevsel yapıdan daha üstündür. Girişimin merkezindeki tepe yöneticileri, işlevsel yapıya sahip bir işletmenin içerisinde elde edilemeyecek genişlikte deneyime sahiptir. Bir SİB yöneticisi zamanla konusu tepe yöneticileriyle aynı bakış açısına ve sorumluluklara sahip olur (Hatch, 2018).
Çok bölümlü yapının ilk zayıflığı, genellikle her SİB’te aynı işlevsel birimlerin bulunması ve bu durumun aynı işlemlerin farklı birimlerde tekrarlanmasıdır. Bu durum sıklıkla daha yüksek maliyete yol açar. İkinci zayıflık, farklı SİB’ler arasındaki koordinasyonu sağlamanın güç olmasıdır. Girişimler, çeşitli SİB’lerdeki politika ve prosedürleri standartlaştırmada zorluk yaşayabilmektedir (Williams, 2017). Üçüncü zayıflık, işlevsel yapıdan çok bölümlü yapıya geçişin hiyerarşiye bir basamak daha eklemesi böylece kırtasiyeciliğin artması ve başka bir SİB’i ya da girişimin bütününü etkileyebilecek kararlar için SİB tepe yöneticisinin girişimin tepe yöneticisinden onay alma gerekliliğinin karar almayı yavaşlamasıdır. Son zayıflık, her bir SİB’in bağımsız kâr ve zarar merkezi olması nedeniyle birimler arasındaki olası gerilim durumudur. SİB’ler girişim kaynaklarından daha fazla pay alabilmek için birbirleriyle rekabet halindeyken; girişimin başarısı için yönetim ve geliştirmiş oldukları yeteneklerini de paylaşmalıdırlar. Bu dengeyi sağlamak kolay değildir (Rothaermel, 2016).
2.2.4. Matris Yapısı
Bazen, girişimin yapısının aynı anda işleve/ürüne, müşteriye ya da bölgeye odaklanması gerekebilir. Matris yapısı işlevsel ve çok bölümlü yapıları bir arada uygulama olanağını sağlar. İşlev/ürün, ya da bölge yöneticileri, girişim içerisinde eşit yetkiye sahiplerdir ve çalışanlar her iki yöneticiye rapor sunarlar (Daft ve Marcic, 2009).
Matris yapısının iki önemli üstünlüğü vardır. İlk üstünlüğü, yeni projelere başlamak için yalnızca proje yöneticisini atamak ve proje ekibi üyelerini seçmek gerektiğinden matris yapısı son derece esnektir. Oysa işlevsel ve çok bölümlü yapılarda yeni projelere başlarken ya işlevlere yeni sorumluluklar vermek ya da yeni bir bölüm oluşturmak gerekmektedir. İkincisi, örgütteki çalışanların kapasitelerinden daha fazla yararlanmadır. Matris yapısındaki çalışanlar, işlevsel sorumlulukların yanı sıra ürün, müşteri ya da bölgeyle ilgili sorumluluklara da sahip olacak ve böylece girişime daha fazla katkı sağlayabileceklerdir (Hatch, 2018). Matris yapısının en büyük zayıflığı ise, bir çalışanın aynı anda hem işlev yöneticisine hem de ürün, bölge ya da müşteri yöneticisine hesap verme sorumluluğu olmasının zaman karışıklıklarına yol açabilmesi ve bazı çalışanların stres seviyesini yükseltebilmesidir (Williams, 2017).
2.3. Karar Almaya Katılım ve Karar Almaya Katılımın Önemi
Karar alma, seçim yapma ya da birden çok seçenek arasında tercihte bulunma demektir. Girişimlerdeki kararlar, amaç belirleme ya da sorun tanımlama; amaç ya da sorunları irdeleme ya da öncelikleri belirleme; seçeneklerin belirlenmesi; seçeneklerin değerlendirilmesi ve seçim ölçütünü belirleme ve seçim yapma aşamalarının sonucunda alınır (Koçel, 2018).
Karar alma sürecinin her aşamasına çalışan katılımının sağlanması, sürecin başarı olasılığını arttırmaktadır çünkü katılım; bireylere duygularını ifade etme olanağını sunmakta, sürecin kalitesini ve çalışanların nihai karara bağlılığını arttırmaktadır (Robbins ve Coulter, 2018). Ayrıca bireylere duygularının ifade etme olanağının sunulması onların stresini azaltmakta ve verimini arttırmaktadır. Karar alma sürecinin kalitesini en fazla etkileyen unsur bireysel önyargılardır. Araştırmalara göre en sık rastlanan önyargılar, sahip olunan fikirlerle çelişen bilgiyi yok sayma; son derece çarpıcı ve sansasyonel olayların gerçekleşme olasılığını olduğunun çok üzerinde algılama; ilk edinilen bilgiye daha sonra edinilen bilginin çok üzerinde değer verme; ilk izlenime olması gerekenin çok üzerinde güvenme; emek ve/veya para yatırılan herhangi bir konudan zamanın geldiği açıkça belli olmasına rağmen vazgeçememe ve başarı olasılığını, her zaman başarısızlık olasılığının çok üzerinde görmedir (Stillman, 2016). Bu önyargıların tümü, karar alma sürecine olabildiğince fazla katılım sağlanarak azaltılabilir.
Özellikle seçeneklerin belirlenmesi aşaması, yeni fikirlere en fazla ihtiyaç duyulan aşamadır. Bu aşamada en yaygın olarak kullanılan teknik, “Beyin Fırtınası Tekniği”dir. Beyin fırtınası tekniğinin birinci adımı, grup üyelerinin bir amaca ulaştıracak yollar ya da bir sorunun çözüm seçenekleriyle ilgili akıllarına gelen her türlü fikri, hiç eleştiriye ve değerlendirmeye tabi tutulmadan ifade etmeleridir. Böylece çok sayıda yeni fikrin ortaya çıkması özendirilmiş olacaktır. Bu şekilde bir liste geliştirildikten sonra listedeki fikirler tek tek ele alınıp incelenir, analiz edilir ve değerlendirmeye tabi tutularak birleştirilir ya da elenir. Sonunda üzerinde fikir birliği sağlanan bir seçenek listesi ortaya çıkar (Koçel, 2018).